Компенсация за разъездную работу

Сегодня предлагаем информацию: "Компенсация за разъездную работу" с самым полным описанием. Здесь собрана вся информация по теме. В случае возникновения вопросов - задавайте нашему дежурному специалисту.

Положение о разъездном характере работы

Когда понадобится: если в организации есть сотрудники, постоянная работа которых имеет разъездной характер. Их права и обязанности необходимо закрепить в специальном положении.

Заполненный образец

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Положение о разъездном характере работы

1. Общие положения

1.1. Положение о разъездном характере работы (далее – Положение) является локальным нормативным актом общества с ограниченной ответственностью «Альфа» (далее – Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. 8, 166, 168.1 ТК РФ).

1.2. Разъездной характер работы устанавливается сотрудникам, регулярно выполняющим должностные обязанности за пределами организации. Перечень работ, профессий и должностей таких сотрудников устанавливается приказом генерального директора.

1.3. Сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, гарантируется сохранение места работы (должности) и заработка, а также возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы:

– расходы на проезд;

– расходы по найму жилого помещения;

– компенсация за разъездной характер работы в размере, устанавливаемом приказом генерального директора;

– иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома Общества.

[3]

1.4. На сотрудника, имеющего разъездной характер работы, распространяется общий режим рабочего времени и времени отдыха, установленный в Обществе.

1.5. Если сотрудник, имеющий разъездной характер работы, направляется в поездку в выходной или праздничный день либо был специально направлен для работы в выходной или праздничный день, ему предоставляется другой день отдыха.

1.6. Сотрудник, имеющий разъездной характер работы, может быть направлен в служебную командировку (в т. ч. зарубежную), если цель командировки прямо не связана с его основной трудовой функцией (например, участие в совещании, обмен опытом и т. п.).

2. Сотрудники, постоянная работа которых имеет разъездной характер

2.1. Перечень должностей и профессий сотрудников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается приказом генерального директора.

2.2. Разъездной характер работы может быть установлен сотруднику как при его приеме на работу на должность (по профессии), установленную приказом генерального директора, так и в процессе работы у Работодателя при переводе сотрудника на такую должность (профессию).

2.3. Условия, определяющие разъездной характер работы конкретного сотрудника, подлежат обязательному включению в трудовой договор.

2.4. Если при заключении (изменении) трудового договора с сотрудником, занимающим предусмотренную приказом генерального директора должность (профессию), в трудовой договор не были включены условия о разъездном характере работы, то его содержание должно быть дополнено необходимыми условиями соглашением сторон, заключаемым в письменной форме и являющимся неотъемлемой частью трудового договора.

2.5. Отсутствие в трудовом договоре с сотрудником, занимающим должность (выполняющим работу по профессии), указанную в приказе генерального директора, условий о разъездном характере работы не освобождает работодателя от предоставления сотруднику гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Положением, при направлении сотрудника в служебную поездку.

2.6. На работу, предусмотренную приказом генерального директора, не могут быть приняты (переведены) лица, которым разъездной характер работы противопоказан в соответствии с медицинским заключением.

2.7. В случае выявления у сотрудника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения указанной работы сотрудник подлежит отстранению от работы, обусловленной трудовым договором, и переводу на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. При отказе сотрудника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с сотрудником подлежит прекращению в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.

3. Порядок компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы

3.1. Сотруднику, имеющему разъездной характер работы, ежемесячно выдается маршрутный лист, форма которого определяется отдельным приказом генерального директора.

Регистрация и выдача маршрутных листов осуществляется отделом кадров.

3.2. Сотруднику, имеющему разъездной характер работы, перед поездкой выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения, и компенсация.

3.3. Для окончательного расчета надлежаще оформленный маршрутный лист сотрудник обязан сдать в бухгалтерию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. К маршрутному листу сотрудник прилагает соответствующие проездные документы, квитанции по оплате гостиниц, жилых помещений и иные расходы.

3.4. Компенсация за разъездной характер работы выплачивается в соответствии с маршрутным листом сотрудника (за каждый день нахождения в разъездах).

3.5. Расходы по найму жилого помещения возмещаются сотруднику, имеющему разъездной характер работы, со дня его прибытия и по день выезда в размере фактических затрат. В пределах норм подлежат возмещению также затраты сотрудника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в размерах, предусмотренных настоящим пунктом.

3.6. Расходы по проезду к месту работы и обратно к месту постоянной работы возмещаются сотруднику, имеющему разъездной характер работы, в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая дополнительные услуги: сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями. Сотруднику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

3.7. В случае временной нетрудоспособности сотрудника, имеющего разъездной характер работы, ему на общем основании выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за период болезни, подтвержденный листком нетрудоспособности, а также возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда сотрудник находится на стационарном лечении) и выплачивается компенсация в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к работе или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев.

4. Заключительные положения

4.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения и действует бессрочно.

4.2. Настоящее Положение применяется к трудовым отношениям, возникшим до вступления его в действие.

Выплаты при разъездном характере работы

Сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками. При каких условиях суммы возмещения не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами? Ответ на этот вопрос Минфин России дал в письме от 04.03.2019 № 03-15-06/13866.

Обязанность работодателя по возмещению работникам с разъездным характером работы их расходов, связанных со служебными поездками, установлена ст. 168.1 ТК РФ. Согласно этой норме возмещению подлежат:

Читайте так же:  Как получить статус многодетной семьи документы, где и как оформить, как подтверждать

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

На практике многие компании производят возмещение не путем оплаты конкретных расходов работника на основании представленных им документов, а выплачивают в счет возмещения заранее оговоренную сумму. Поскольку такая выплата не зависит от фактически понесенных работником расходов, возникает вопрос: нужно ли ее облагать НДФЛ и страховыми взносами?

Чиновники: нужны подтверждающие документы

В комментируемом письме специалисты финансового ведомства рассмотрели ситуацию, когда компания выплачивает работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, компенсацию в размере 700 руб. за каждый день служебной поездки.

Финансисты напомнили, что компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), предусмотренные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, НДФЛ и страховыми взносами не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). При этом Налоговый кодекс не содержит определения компенсационных выплат в целях налогообложения. Поэтому данное понятие должно применяться в том значении, в котором оно используется в других отраслях законодательства (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Учитывая положения ст. 164, 168.1 ТК РФ, ст. 217 и 422 НК РФ специалисты финансового ведомства пришли к следующему выводу. Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. При отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 17.01.2019 № 03‑15‑05/1909, от 08.10.2018 № 03‑04‑05/72198, от 20.09.2018 № 03‑15‑06/67364, от 25.07.2018 № 03‑04‑06/52242, от 20.07.2018 № 03‑04‑05/51201, от 06.07.2018 № 03‑04‑05/46903.

Такой же позиции придерживался и Минтруд России в период, когда исчисление и уплата страховых взносов регулировались положениями Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). В письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641 он указал, что исходя из положений ст. 164 и 168.1 ТК РФ компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов в связи с тем, что их работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер. И это должно подтверждаться документально. А при отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат работникам, выдаваемых в связи с особым характером их работ, теряется непосредственно компенсационный характер таких выплат, и они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений, подлежащие обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Итак, по мнению чиновников, компенсация имеет место, только когда есть подтверждающие расходы документы.

Суды: важен характер выплаты

В отличие от чиновников, суды не увязывают квалификацию выплаты в качестве компенсационной с обязательным наличием документов, подтверждающих понесенные разъездным работником расходы.

Так, в п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. (далее — Обзор), рассмотрена следующая ситуация. Компания оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда надбавку за передвижной характер труда. Так как НДФЛ с надбавки компания не удерживала, налоговики привлекли ее к ответственности по ст. 123 НК РФ. Компания обратилась в суд.

Суд указал, что определяющее значение для целей налогообложения имеет характер соответствующей выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК РФ, а не наименование (надбавка, увеличение оклада, льгота). Доплаты за разъездной характер работы рассчитывались в компании по нормативам, установленным в положении об оплате труда в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца. Следовательно, спорные выплаты по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, несмотря на то что именовались надбавками к окладу.

Такую же позицию суды занимают и в отношении страховых взносов. Так, в деле, рассмотренном в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 14.07.2016 № Ф04-3144/2016, компания на основании положения трудовых договоров выплачивала работникам с разъездным характером работы компенсацию в сумме 2000 руб. за каждые сутки пребывания в рейсе без подтверждающих документов. Проверяющие из ПФР посчитали, что поскольку подтверждающих документов нет, то данные суммы нельзя рассматривать как компенсационные и они должны облагаться страховыми взносами. При этом они исходили из письма Минтруда России от 07.07.2015 № 17-4/ООГ-988, в котором сказано, что выплаты в качестве компенсации расходов разъездных работников не облагаются страховыми взносами только в случае документального подтверждения произведенных работником расходов.

Однако суды трех инстанций указали, что спорные выплаты, исходя из их направленности и экономического содержания, являются возмещением расходов, связанных с выполнением работниками своей работы, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника. Данные выплаты не связаны с трудовым результатом, зависят от количества фактически проведенного вне места жительства времени и относятся к категории компенсационных выплат. Они не являются вознаграждением работников за исполнение ими трудовых обязанностей, не включены в систему оплаты труда или его стимулирования. Следовательно, указанные суммы не могут включаться в базу для начисления страховых взносов. А ссылку проверяющих на письмо Минтруда России суд первой инстанции отверг, поскольку данное письмо не обладает признаками нормативного документа и не обязательно для применения. Определением Верховного суда РФ от 11.11.2016 № 304-КГ16-14616 было отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам. Аналогичные выводы содержатся в определениях Верховного суда РФ от 23.08.2016 № 307-КГ16-10531, от 19.04.2016 № 307-КГ16-2722, от 01.06.2016 № 307-КГ16-5452, от 24.09.2015 № 304-КГ15-11792.

Читайте так же:  Материальная помощь в связи с тяжелым материальным положением

Отметим, что в вышеуказанных спорах речь шла о страховых взносах, исчисляемых в соответствии с Законом № 212-ФЗ. Однако несмотря на то что правила исчисления страховых взносов, содержащиеся в Законе № 212-ФЗ и Налоговом кодексе, совпадают, налоговики придерживаются позиции, что сложившаяся судебная практика по страховым взносам, принятая на основании норм Закона № 212-ФЗ, утратившего силу с 1 января 2017 г., применению не подлежит (письма ФНС России от 14.09.2017 № БС-4-11/[email protected], от 23.08.2017 № БС-4-11/[email protected]). Поэтому если компания при отсутствии подтверждающих документов не будет облагать страховыми взносами компенсационные выплаты работникам, такие действия приведут к спорам с налоговиками. А судебная практика по данному вопросу на основании норм НК РФ еще не сформировалась.

Входит ли компенсация за разъездной характер работы в расчет среднего заработка для отпускных и следует ли с суммы выплаченной компенсации за разъездной характер работы удерживать НДФЛ?

В организации трудятся работники с разъездным характером работы, которым выплачивается компенсация за разъездной характер работы в фиксированной сумме. Входит ли компенсация за разъездной характер работы в расчет среднего заработка для отпускных и следует ли с суммы выплаченной компенсации за разъездной характер работы удерживать НДФЛ?
Ответ:

Компенсация за разъездной характер работы в фиксированной сумме, выплачиваемая работникам с разъездным характером работы, не является элементом оплаты труда и, как следствие, не должна включаться в расчет среднего заработка при расчете отпускных.
Учитывая позицию Минфина России, полагаем, что компенсация работникам за разъездной характер работы не относится к системе оплаты труда, поскольку данные выплаты компенсируют расходы работника, связанные с выполнением им своих должностных обязанностей, а потому не облагаются НДФЛ в размерах, установленных локальными актами, коллективным и (или) трудовыми договорами.
Полагаем, чтобы избежать споров с проверяющими в вопросе удержания НДФЛ с выплат за разъездной характер работы, необходимо:
— в трудовом договоре с работником отразить, что имеет место разъездной характер работы;
— условие о возмещении расходов, связанных со служебными поездками, включить в коллективный договор или иной локальный акт;
— утвердить перечень должностей и профессий, имеющих разъездной (подвижной) характер работы.
Также необходимо иметь подтверждающие документы, чтобы возмещаемые расходы за разъездной характер работы не были признаны составной частью заработной платы работников.
Обоснование:

Компенсация за разъездную работу. Что с НДФЛ и взносами?

«Разъездные» работники – не редкость в современных компаниях. За разъездную работу в дополнение к основному заработку они получают компенсацию. По мнению Минфина, такая компенсация освобождена от НДФЛ и взносов, но при определенных условиях.

Трудовой кодекс о разъездной работе

Компенсацию за разъездной характер работы выплачивают, если сотрудник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах. Например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы.

Перечень выплат, полагающихся таким работникам, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. Им возмещают расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилья;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Размер компенсации и порядок их выплаты должны быть прописаны в коллективном или трудовом договоре либо локальном нормативном акте.

Налоговый кодекс о разъездной работе

В Налоговом кодексе сказано, что все компенсационные выплаты, связанные с выполнением работником трудовых обязанностей, не облагают НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 и п. 1 ст. 422 НК РФ).

Это правило в полной мере можно применить к компенсациям за разъездной характер работы. Но с условием, что расходы работника должны быть документально подтверждены. А разъездной характер работы закреплен в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником. Об этом напомнил Минфин в письме от 22 августа 2019 года № 03-15-06/64487.

В противном случае такие выплаты нельзя признавать компенсационными. Значит, и освобождение от НДФЛ и взносов к ним не применяется.

А вот суточные, выданные работнику, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации. Аналогичное мнение выражал ранее Минтруд России в письме от 31 мая 2016 года № 17-3/В-213.

Читайте в бераторе

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Поделиться

Распечатать

Видео (кликните для воспроизведения).

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Компенсация разъездного характера работы

Что такое разъездная работа

Понятие «разъездной характер работы» встречается в ТК РФ неоднократно. Тем не менее Трудовой кодекс значение его не раскрывает. Также нет определения в иных законодательных актах. В связи с этим 12.12.2013 Роструд выпустил Письмо № 4209-ТЗ, в котором поясняет, что разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

В отличие от командировки, которая ограничена конкретным временным промежутком и является разовым явлением, разъездной характер работы предусматривает постоянную основу такого режима труда.

Компенсация за разъездной характер работы 2019

Работник, работа которого имеет разъездной характер, имеет право на компенсационные выплаты. Во-первых, работодатель обязан компенсировать ему понесенные расходы. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ . Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения. Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.

Надбавка к окладу

Ее сумма устанавливается организацией самостоятельно. Порядок ее начисления прописывается в локальном нормативном акте.

В некоторых случаях процент выплаты надбавки определен на законодательном уровне. На сегодняшний день продолжают действовать некоторые законодательные акты времен СССР, регулирующие этот вопрос. Например, Постановление Совета министров РСФСР № 579 от 12.12.1978. Если профессия работника входит в перечень, утвержденный Постановлением, то размер надбавки утверждается законодательно. Например, компенсации за разъездной характер работы водителям междугородних линий составляют 1,5% от месячной ставки в сутки. В Постановлении есть оговорка о том, что их трудовая деятельность постоянно протекает в пути. Вторая часть документа рассматривает работников, систематически совершающих поездки в пределах закрепленного участка (например инженеров, контролеров, кассиров). Им полагается 20% от месячного должностного оклада.

Читайте так же:  Ветеран труда в тюменской области - порядок получения, льготы

Если законодательно размер надбавки к окладу за разъездной характер работы не установлен, то работодатель вправе установить процентную надбавку по своему усмотрению. Такое решение необходимо закрепить в ЛНА.

Возмещение понесенных расходов

Статья 168.1 ТК РФ обязывает возмещать лицам, которым установлен разъездной характер работы, затраты на:

  • проезд;
  • найм жилья;
  • допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные и иные);
  • иные обоснованные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

Для выплаты компенсации необходимо наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Чтобы не было злоупотреблений со стороны, можно в ЛНА установить предельные размеры возмещения расходов. Кроме того, если такой категории сотрудников планируется выплачивать суточные, их размер также нужно утвердить в локальном нормативном акте. Установить сумму суточных можно в любом размере на усмотрение руководства организации.

Как оформляется разъездной характер работы

Поскольку в разъездах трудятся гораздо больше людей, чем это закреплено законодательно, работодателям приходится закреплять их надбавки самостоятельно. Чтобы установить размер компенсации за разъездной характер работы, документы необходимо оформить следующие:

  • отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ , разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;

[1]

  • раздел в коллективном договоре. В нем следует указать перечень профессий и должностей, предполагающих разъезды, суть соответствующей деятельности, документы для учета поездок (времени, выданных суточных и т. п.). Взамен можно издать целое положение, где этот вопрос будет освещен максимально подробно;

  • должностная инструкция. При наличии в ней пункта о постоянном труде в пути надбавки будут обоснованными.

Компенсация разъездного характера работы осуществляется на основе подтверждающих документов. Это могут быть билеты на транспорт, счета из гостиниц, чеки с заправочных станций. Сюда же относятся счета из заведений общепита или чеки из магазинов, доказывающие наличие расходов на питание.

Компенсация за разъездной характер работы: НДФЛ

Обложение налогом на доходы физических лиц выплат работникам, которым установлен разъездной характер работы, зависит от вида выплаты:

  1. Надбавка к окладу признается частью зарплаты (п. 3 ст. 255 НК РФ). Следовательно, с нее необходимо удерживать НДФЛ в обычном порядке. Такая точка зрения подтверждается Минфином в Письме № 03-04-06/9-76 от 26.03.2012.
  2. Возмещение расходов — это компенсационная выплата. Следовательно, она не подлежит обложению НДФЛ на основании абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ. Но очень важно, чтобы понесенные расходы имели документальное подтверждение: ж/д, авиа, автобусные билеты, счета гостиниц и т. д.

Компенсация за разъездной характер работы: страховые взносы

В обложении страховыми взносами выплат при разъездном характере работы нужно руководствоваться теми же правилами, что и для НДФЛ:

  • надбавка к окладу (или иная) за особые условия труда признается частью зарплаты и страховыми взносами облагается;
  • компенсация понесенных расходов, подтвержденных документально, от обложения освобождается (ст. 422 НК РФ);
  • суточные также освобождаются от обложения НДФЛ.

Компенсация за разъездную работу в 2019 году

На предприятиях зачастую трудоустроены сотрудники, работа которых имеет разъездной характер, или должностные обязанности которых должны выполняться во время передвижения на транспортном средстве. При этом трудовое законодательство не разъясняет понятия “разъездной”, из-за чего постоянно возникают недопонимания. Давайте выясним, в чем заключаются особенности взаимоотношений между работодателем и “разъездным” сотрудником, и какая работнику полагается компенсация за разъездную работу в 2019 году.

Какая работа относится к разъездной

Трудовое законодательство хоть и не содержит понятия “разъездной характер работ”, в Трудовом кодексе упоминается о подобных должностных обязанностях:

  • в статье 166 написано, что поездка сотрудника, непосредственно связанная с его прямыми трудовыми обязанностями, не считается командировкой;
  • в статье 57 говорится о том, что работодатель обязан прописывать условия, которые определяют работу разъездного характера, в трудовом договоре;
  • в статье 168.1 сообщается об обязанности нанимателя брать на себя все затраты работников, связанные с переездами, участием в экспедициях и трудом в экстремальных условиях (оплата проезда, аренда квартиры или дома, провоз багажа, оплата ГСМ и так далее).

Компенсация затрат на поездки по подтверждающим документам

Если наниматель и работник договорились о том, что расходы, возникшие в поездке по работе, будут возмещены после предъявления подтверждающих документов, значит затраты будут компенсироваться по факту. Служащий по возвращении из поездки получит ровно столько денег, сколько ему пришлось потратить. Обычно такая схема работает на предприятиях, в которых сотрудники вынуждены ездить в продолжительные служебные поездки за рубеж или в другие регионы страны. Как правило, возмещается стоимость проездных билетов и проживания в отеле или съемной квартире.

Работник должен знать о том, что сумма компенсации должна быть выплачена ему в полном объеме, НДФЛ удерживаться не будет, также как и страховые взносы. Вся сумма, о которой написано в локальном документе, коллективном договоре или в контракте, будет выдана на руки. Даже если наниматель ссылается на то, что компенсация является значимой суммой и составляет приличную часть зарплаты, и что проверяющие органы могут его оштрафовать, нужно требовать всю сумму, поскольку:

  • возмещение расходов не является частью зарплаты, а значит не должно облагаться взносами;
  • компенсация выдается для покрытия дополнительный затрат сотрудника, которые были необходимы для исполнения трудовых обязанностей;
  • возмещение расходов происходит с позволения нанимателя.

Что касается выплаты суточных, закон не обязывает работодателя следовать какой-то определенной схеме выплат – суточные могут быть выплачены в фиксированной сумме, в процентах от зарплаты пропорционально дальности поездки и т.д. Перечень документов, которые подтвердили бы понесенные расходы, также определяет наниматель и закрепляет список в локальном акте. Это могут быть:

  • путевой лист, маршрутный лист, чек, квитанция (при поездке на личном автомобиле или служебной машине);
  • проездной билет на общественном транспорте (при совершении поездки на метро, маршрутном такси, автобусе, электричке, троллейбусе и т.д.);
  • кассовый чек, бланк строгой отчетности (при проживании в отеле);
  • журналы, служебные записки и иные формы, которые служат для документального контроля за передвижением сотрудника.

Если речь идет о торговых представителях, курьерах, экспедиторах, которые каждый день находятся в разъездах, заводится журнал учета поездок по работе. Если же поездки случаются редко, можно сохранять служебные записки. Форма обоих документов законом не установлена, поэтому начальство может разработать их самостоятельно.

Компенсация за разъездную работу: размер суточных

Величина суточных устанавливается нанимателем и закрепляется во внутренних актах компании. У сотрудников размер суточных может отличаться, на усмотрение начальства.

Из-за того, что к дате отчета перед нанимателем сотрудники часто теряют оправдательные документы, наниматель теряет возможность оправдать затраты на выплату компенсаций, что привлечет внимание проверяющих органов. И тогда руководитель фирмы устанавливает сотрудникам надбавку к окладу за то, что их работа связана с разъездами – ее величина будет зависеть от наличия отраслевого соглашения. Возмещению будут подлежать:

  • стоимость проездных билетов на любой вид транспорта;
  • плата за аренду квартиры или номер в отеле;
  • внеплановый или незначительный ремонт транспорта;
  • услуги мобильного оператора.
Читайте так же:  Где познакомиться в москве

Компенсация за разъездную работу: фиксированная надбавка к зарплате

Руководство предприятия устанавливает фиксированную надбавку за разъездной характер работ, когда:

  • сотрудник расходует непредсказуемое количество денежных средств во время поездки;
  • работник не имеет затрат на оплату проезда, на аренду жилья за рубежом или в других регионах страны;
  • передвижение осуществляется в рамках определенной местности;
  • служащие весь рабочий день или значительную его часть проводят в разъездах.

Когда сотрудник получает фиксированную надбавку, он может не представлять документов, подтверждающих затраты – доплата от этого не изменится в большую или меньшую сторону. При этом наниматель должен учитывать следующие требования закона:

  • надбавка должна составлять 20%, если сотрудник находится в разъездах от 12 дней в месяц;
  • необходимо соблюдать региональные и отраслевые соглашения по поводу надбавок за разъездную работу.

Если ни одно из двух указанных требований не распространяется на нанимателя, он может утвердить любой размер надбавки. Поскольку размер надбавки не зависит от того, сколько конкретно потратил денег сотрудник, вся сумма подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Пример того, как выплачивается компенсация за разъездную работу

Зарплата сотрудника составляет 30 000 рублей. Работодатель установил фиксированную надбавку за разъездной характер работ в размере 10% от зарплаты. Согласно производственному календарю, в феврале месяце 2016 г. 20 трудовых дней. Сотрудник 15 дней работал, 5 дней провел в больнице. Оклад будет рассчитан следующим образом:

  • 30 000 рублей : 20 дн. х 15 дн. = 22 500 рублей – оклад сотрудника без вычета НДФЛ.
  • 22 500 рублей х 0,13 = 2 925 рублей – НДФЛ с оклада.
  • 22 500 – 2 925 = 19 575 рублей – оклад с удержанием НДФЛ.
  • 30 000 х 0,1 = 3 000 рублей – надбавка за разъезды.
  • 19 575 + 3 000 = 22 575 рублей – итоговая зарплата.

Законодательные акты по теме

ч.2 ст.168.1 ТК РФ Требование об указании сведений о фиксированной надбавке за разъездной характер работ в локальном нормативном акте
Постановление Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 О надбавке в 20% за разъездной характер работ

Типичные ошибки

Ошибка: Работник не ознакомился с локальными нормативными актами компании и устроился на работу. Работодатель установил ему надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая оказалась меньше, чем фактически понесенные расходы.

Комментарий: Сотрудник в момент трудоустройства должен проверить, в каких документах (включая трудовой договор) закреплен порядок выплаты компенсации за разъездную работу.

Ошибка: Сотрудник не сохранил документы, подтверждающие расходы в период поездки и требует возмещения затрат от работодателя.

Комментарий: Если наниматель оплачивается фактически понесенные расходы сотрудника, ему нужны подтверждающие документы, чтобы оправдать расходы на выплату компенсации перед налоговой службой.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация за разъездную работу

Вопрос №1: У меня разъездной характер работ, я использую личный автомобиль, могу ли я претендовать на возмещение расходов?

Ответ: Да, это может быть фиксированная надбавка к окладу или возмещение фактически понесенных расходов. Во втором случае Вы должны сохранять все квитанции и чеки об оплате ГСМ, техосмотра и ремонта транспорта.

[2]

? Видео-советы. Какая компенсация полагается за разъездную работу?

В видео раскрывается информация о том, кто и в каком размере должен компенсировать расходы на разъездную работу⇓

Работодатель платит за проезд работников: нужно ли начислять страховые взносы?

Работодатель нередко оплачивает работникам стоимость проезда к месту работы и обратно или организует такой проезд. Также возможна оплата проезда в рамках непосредственного выполнения работниками трудовых обязанностей. Перед бухгалтером в этих случаях возникает вопрос: нужно ли начислять на эти суммы страховые взносы? Чтобы ответить на этот вопрос, мы выбрали наиболее распространенные ситуации, связанные с оплатой проезда, после чего изучили свежие разъяснения контролирующих органов и судебную практику по этому вопросу.

Когда страховые взносы на оплату проезда можно не начислять

Оплата проезда к месту работы

Участвовать в доставке сотрудников к месту работы и обратно работодатель может разными способами, например:
— организовать доставку работников на своем транспорте или привлечь для этого транспортную компанию;
— выплачивать работникам денежную компенсацию на оплату проезда.

Ситуация. Работодатель заключил договор с транспортной компанией, которая в установленное время доставляет любого работника от метро до офиса (и обратно) на автобусе. Учет работников, воспользовавшихся автобусом, не ведется.

Решение. Страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения, которые работодатель начисляет пользу сотрудников в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). При определении расчетной базы по страховым взносам должны учитываться выплаты как в денежной, так и в натуральной форме. Натуральные выплаты в виде товаров, работ и услуг принимаются как стоимость этих товаров (работ, услуг) (ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Это значит, что стоимость доставки, в принципе, может расцениваться как вознаграждение в пользу работников в натуральной форме (несмотря на то, что сами работники денежных средств не получают).

Однако автобусом может воспользоваться каждый работник. Это значит, что оплата проезда осуществляется безотносительно к вкладу сотрудников в работу организации и результаты этой работы. При таких обстоятельствах объекта обложения взносами, по мнению судей, не возникает (Определение ВАС РФ от 10.01.13 № ВАС-17525/12).

Более того, если персонифицированный учет работников, которые воспользовались автобусом, не ведется, то и определить базу для расчета страховых взносов по каждому работнику нельзя. Поэтому страховые взносы можно не начислять (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.13 по делу № А26-2680/2012).

Заметим, что страховые взносы в отличие от НДФЛ не начисляются вне зависимости от того, есть ли у работников возможность добираться до офиса общественным транспортом или нет. То, как наличие общественного транспорта влияет на начисление взносов и НДФЛ, покажем в таблице.

Наличие общественного транспорта

Страховые взносы

НДФЛ

У работников есть возможность добираться до офиса и обратно самостоятельно, на общественном транспорте.

Возможность выбора варианта проезда до офиса и обратно (на общественном транспорте или на корпоративном автобусе) не влияет на факт возникновения объекта обложения страховыми взносами. Страховые взносы не начисляются.

Читайте так же:  Ипотечные каникулы - условия предоставления

Оплата проезда работников при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость оплаты облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 12.10.11 № 03-04-05/6-728; см. «Оплата проезда сотрудников до места работы облагается НДФЛ, если они могут добраться до работы на общественном транспорте»).

Общественный транспорт до офиса (и обратно) не ходит.

У работников нет возможности добираться до работы на общественном транспорте, поэтому представленные им услуги по доставке до офиса (и обратно) не могут рассматриваться как выплаты в их пользу. Страховые взносы не начисляются.

Если транспорт не ходит, то оплата проезда не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715; «Минфин разъяснил, в каком случае оплата проезда сотрудников на служебном транспорте к месту работы не облагается НДФЛ»).

Компенсация стоимости проезда

Ситуация. Организация расположена в Москве. Коллективным договором предусмотрено, что работникам из других городов полагается ежемесячная денежная компенсация стоимости проезда до Москвы и обратно.

Решение. Перечень сумм, не облагаемых страховыми взносами, содержится в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в этом перечне отсутствует. Поэтому данные выплаты облагаются страховыми взносами. Такие разъяснения недавно были приведены в письме Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367 (см. «Суммы оплаты работникам проезда от дома до работы и обратно на общественном транспорте включаются в базу для начисления страховых взносов»).

Очевидно, что многие страхователи могут не согласиться с таким подходом, заявив, что компенсация проезда элементом оплаты труда не является. Однако на этот счет официальные органы возражают: взносами облагаются все выплаты, производимые работодателем в пользу работников в силу наличия трудовых отношений между ними, а не только выплаты, которые являются непосредственно оплатой за труд (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17-4/В-158).

Ситуация. Работник добирается до офиса (и обратно) на собственном автомобиле. Работодатель ежемесячно выплачивает ему денежную компенсацию, покрывающую расходы на бензин. Помимо этого у собственника бизнес-центра арендуется парковочное место для работника. Работа получающего компенсацию сотрудника не является разъездной.

Решение. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в статье 9 Закона № 212-ФЗ не названа, поэтому облагается страховыми взносами (письмо Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367). Следовательно, страховые взносы на компенсацию стоимости бензина лучше начислить.

Оплата стоимости парковки личного транспорта работника в статье 9 Закона № 212-ФЗ тоже не указана, поэтому данные суммы облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17–4/В-158). На наш взгляд, такая позиция небесспорна. Дело в том, что в силу части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ выплаты и вознаграждения должны производиться именно в пользу работника (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). В данном же случае оплата парковки направляется собственнику бизнес-центра. Поэтому объекта обложения взносами, на наш взгляд, не возникает. В арбитражной практике есть судебные решения, которые подтверждают: если плата за услуги производится по безналичному расчету между двумя юридическими лицами в рамках гражданско-правовых отношений, то стоимость оплаченных услуг в базу для начисления страховых взносов не включается (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 19.11.2013 № Ф09-10055/13).

Оплата рабочих поездок

Ситуация. У работника разъездной характер работы (курьер). Работодатель ежемесячно компенсирует ему стоимость проездных билетов на общественный транспорт (это прописано в коллективном договоре).

Решение. Сотрудникам с разъездным характером работы должны возмещаться затраты, связанные со служебными поездками, в том числе расходы на проезд (ст. 168.1 ТК РФ). Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), которые связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Поэтому компенсация стоимости проездного билета, предусмотренная коллективным договором, освобождается от обложения страховыми взносами. Контролирующие органы с таким подходом не спорят (письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406-19). Добавим, что компенсация должна возмещать фактически понесенные курьером затраты. Если ежемесячно компенсировать фиксированную сумму, возможны споры с проверяющими (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

Отметим, что в законодательстве РФ прямо не сказано, какая именно работа признается разъездной. Однако работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (письмо Роструда от 12.12.13 № 4209-ТЗ).

Ситуация. Работникам, чья работа не является разъездной, в течение рабочего дня для встреч с клиентами требуется совершать поездки по городу. Работодатель заключил договор с транспортной компаний. Теперь для поездок работники могут пользоваться услугами такси. Работодатель ведет учет совершенных работниками поездок.

Решение. Законодательство РФ не обязывает работодателя оплачивать проезд работникам, чья работа не носит разъездного характера. Однако в описанной ситуации поездки работников совершаются в целях выполнения трудовых обязанностей и совершаются в интересах работодателя. При таких обстоятельствах оплата такси не должна облагаться взносами на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ (даже при условии, что работодатель ведет персонифицированный учет поездок).

Отметим, что судьи разделяют такой подход. Однако в случае спора компания должна быть готова доказать, что работники пользовались такси именно в целях выполнения трудовых обязанностей (определение ВАС РФ от 19.03.14 № ВАС-2662/14).

Видео (кликните для воспроизведения).

Нередко организация оплачивает проезд физлицу, которое сотрудничает с ней на основании договора гражданско-правового характера. В этой ситуации страховые взносы на компенсацию стоимости проезда можно не начислять. Но только при условии, что оплата проезда предусмотрена договором подряда и подтверждена документами (письмо Минтруда России от 26.02.14 № 17–3/В-80).

Источники


  1. Рыжаков, А. П. Защитник в уголовном процессе / А.П. Рыжаков. — М.: Экзамен, 2016. — 480 c.

  2. Андреева Ю. С. Квалификационный экзамен на присвоение статуса адвоката; Проспект — М., 2016. — 666 c.

  3. Гурочкин, Ю.; Соседко, Ю. Судебная медицина. Учебник для юридических и медицинских вузов; М.: Эксмо, 2011. — 320 c.
  4. Теория государства и права. — М.: Дрофа, 2013. — 710 c.
  5. Гусева, Т. А. Государственная регистрация юридических лиц (+ CD-ROM) / Т.А. Гусева, А.В. Чуряев. — М.: Деловой двор, 2008. — 232 c.
Компенсация за разъездную работу
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here