Компенсация расходов сотруднику

Сегодня предлагаем информацию: "Компенсация расходов сотруднику" с самым полным описанием. Здесь собрана вся информация по теме. В случае возникновения вопросов - задавайте нашему дежурному специалисту.

Как оформляется компенсация аренды жилья сотрудникам

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

  • Переезд работника вместе с членами его семьи.
  • Перевозка личного имущества.
  • Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Особенности оплаты аренды

Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты. Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение. Рассмотрим варианты оплаты:

  • Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
  • Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

  • Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
  • Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.

Как отразить траты на аренду в целях налогообложения

Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.

Наиболее законный, но сложный способ

По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением. В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах. И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.

Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.

Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.

По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ76. Включение платы за аренду в состав расходов предприятия.
  • ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника.
  • ДТ76 КТ68 (субсчет «НДФЛ»). Удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю.
  • ДТ76 КТ51. Перечисление средств за аренду жилья.
  • ДТ20 КТ69. Начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.

Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Особенности начисления страховых взносов

По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут. Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре. В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Читайте так же:  Льготы для инвалидов 1 группы

Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.

Какую позицию занять работодателю?

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019-2020 году

Представители некоторых профессий буквально живут в дороге, постоянно находясь в разъездах и длительных командировках. Это относится к курьерам, снабженцам, торговым представителям. Разумеется, все поездки совершаются в интересах компании, но на первоначальном этапе оплачивать накладные расходы приходится из собственного кармана. В этом случае, все затраты, понесённые сотрудником на проездные билеты, аренду гостиничных номеров или заправку собственного автомобиля, возмещает работодатель.

Согласно действующему законодательству, работникам компенсируются расходы, сопряжённые с выполнением трудовых обязанностей. Посмотрим, как работает эта норма на практике, когда и в каком размере происходит возмещение.

На что можно рассчитывать

Понятие компенсации понесённых расходов закреплено статьей 164 ТК РФ. Здесь указано, что под этим определением понимаются денежные выплаты, которые покрывают затраты, связанные с исполнением трудовых обязанностей.

Если говорить о конкретике, то под такими расходами подразумевается следующее:

  • использование личного автомобиля сотрудника для служебных нужд;
  • приобретение проездных билетов на общественный транспорт, включая железнодорожные, воздушные и водные пути сообщения;
  • пользование услугами служб коммерческого такси, при условии целесообразности совершения таких поездок;
  • аренда движимого и недвижимого имущества, включая затраты на его содержание и обслуживание.

Важно! Следуя положениям этой статьи, работодатель обязан возместить сотруднику все расходы, понесённые в служебных поездках и командировках, при условии, что эти затраты сделаны в интересах компании. Более того, все финансовые издержки должны быть обоснованными и подкрепляться соответствующими документами: чеками, квитанциями, проездными билетами и пр.

Разобравшись с основными определениями, рассмотрим особенности компенсации каждой статьи расходов в отдельности.

Скачать для просмотра и печати:

Использование автотранспорта сотрудников

Такая практика актуальна для случаев, когда предприятие не имеет собственного автопарка, поэтому заключает договор аренды автотранспорта с сотрудниками. Здесь порядок возмещения несколько изменяется, и работник вправе требовать от начальства следующих выплат:
  • арендная плата в размере, предусмотренном договором;
  • расходы на содержание авто;
  • затраты, связанные с заправкой и прохождением техосмотра;
  • расходы на ремонт.

Как и в предыдущем случае, письменное соглашение, заверенное подписями сторон, является обязательным условием для подобного рода сделок.

Расходы в поездках

Сюда можно отнести следующие виды затрат:
  • покупка билетов, в том числе, проездных абонементов на все виды общественного транспорта;
  • дополнительные расходы, например, в поездах дальнего следования человек оплачивает постельное бельё.

Такие расходы обычно регулируются внутренним регламентом предприятия, и начальство утверждает список сотрудников, которые могут претендовать на компенсационные выплаты. Возможность таких расходов прописывается в условиях трудового договора.

Компенсация поездок на такси

Такие расходы возможны в ситуациях, когда речь идёт о встрече партнёров, прибывающих самолётами или поездами. В исключительных случаях, услугами коммерческих перевозчиков могут пользоваться курьеры, когда другая возможность выполнить служебные обязанности просто отсутствует.

В целом, порядок возмещения расходов за поездку на такси не отличается от рассмотренных выше вариантов. Такая возможность должна предусматриваться условиями трудового соглашения или внутренними нормативными актами предприятия.

Важно! С компенсацией таких расходов всё не так однозначно. Компенсация возможна лишь в тех случаях, когда пользование услугами коммерческих перевозчиков было действительно необходимо и целесообразно.

При этом если оплата такси была произведена наличными денежными средствами и отсутствует кассовый чек или квитанция по форме бланка строгой отчетности, то данные расходы не признаются.

Дополнительные затраты

Здесь речь идёт о служебных командировках в другой город, область или за пределы Российской Федерации. По вполне понятным причинам, здесь мало купить проездной билет, поэтому помимо транспортных расходов, сотрудникам возмещаются:
  • затраты на оформление визы и загранпаспорта;
  • комиссионные сборы и госпошлины, связанные с оформлением выездных документов;
  • приобретение медицинской страховки;
  • покупка полиса международного страхования автогражданской ответственности Green Card (в случае необходимости выезда за границу на личном транспорте);
  • суточные расходы на питание;
  • аренда гостиниц или квартир.

Важно! Закон обязывает работодателя выплачивать компенсации, но не регламентирует способы поездки и прочие технические нюансы. Поэтому руководитель вправе самостоятельно определить маршрут поездки: вид транспорта, конкретные отели, определённые заправки и пр. Несоблюдение данных предписаний может послужить поводом для отказа в компенсации расходов, если такая возможность предусмотрена условиями договора.

Документальное оформление компенсационных выплат

Возмещение транспортных и иных расходов, понесённых в связи с выполнением трудовых обязанностей, производится на основании заявления сотрудника. Документ составляется в свободной форме на стандартном листе формата А4, и содержит такую информацию:
  • кому: фамилия, инициалы, должность;
  • от кого: фамилия, инициалы, должность;
  • цель и дата поездки;
  • пункт назначения: область, город, адрес места пребывания;
  • сумма расходов.
Читайте так же:  Хочешь сберечь и преумножить свои денежки — «стриги купоны»

Подкрепляется заявление документами, подтверждающими факт расходов.

Как подтвердить затраты

К заявлению прилагаются:
  • проездные билеты до места назначения и обратно, включая транспортные расходы на месте;
  • справки с железнодорожных вокзалов (подтверждает отсутствие поезда, если сотрудник выбрал авиаперелёт);
  • посадочные талоны;
  • гостиничные чеки.

В целом, во время деловых поездок необходимо скрупулезно собирать все чеки и квитанции, вплоть до трамвайных билетов.

Если билеты приобретаются через интернет

Это довольно распространённая услуга, которую предлагают многие транспортные компании. Факт электронной покупки билетов или бронирования номеров в гостиницах подтверждается распечаткой из «Личного кабинета» платёжной системы, через которую проводились средства.

Возмещение расходов на использование личного автомобиля

Порядок и размер такой компенсации обычно оговаривается заранее и закрепляется условиями трудового договора. Поэтому для возмещения расходов обычно нужен только приказ о командировке, подписанный руководителем и чеки с заправочных станций.

Как подтвердить транспортные расходы

Чтобы возместить понесённые расходы в полном объёме, собирается такой пакет документов:
  • копия соглашения о порядке использования персонального авто для нужд предприятия;
  • копия регистрационного свидетельства автотранспорта;
  • первичная документация: путевые и маршрутные листы, служебные записки и прочие бумаги;
  • фактические расходы: квитанции с платной стоянки, заправочные чеки, оплата ремонта и техобслуживания.

Установленный размер выплат

Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсационных выплат, поэтому этот вопрос решается в индивидуальном порядке между работодателем и сотрудником. Основные положения по этому вопросу закрепляются внутренними актами предприятия, и условиями трудового соглашения.

При налогообложении компенсация затрат, связанных с использованием автотранспорта, включается в статью «иные расходы», и не может превышать следующих значений:

  • мототехника — 600 рублей;
  • авто с объёмом двигателя до 2 литров — 1 200 рублей;
  • авто с объёмом двигателя более 2 литров — 1 500 рублей.

Суммы указаны для расчётного периода, равного одному календарному месяцу.

Пример

Представим ситуацию, что торговый представитель Иванов заключил с руководителем соглашение на использование личного автотранспорта для нужд предприятия. Условия соглашения следующие:

  • возмещение за эксплуатацию авто — 5 000 рублей ежемесячно;
  • оплата ГСМ из расчёта 7 рублей за 100 км пробега.

За месяц работы Иванов проехал 800 километров. В этом случае, ему полагается:

  • 5 000 — 1 200 = 3 800 рублей за эксплуатацию авто;
  • 7 * 800 : 100 * 45 (средняя цена литра топлива) = 2 520 рублей компенсации за ГСМ .

Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.

Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта.

Если подтверждающая расходы документация отсутствует

В этом случае сотрудник пишет заявление на возмещение понесённых расходов, но работодатель может отказать в выплате компенсации или покрыть затраты частично.
Видео (кликните для воспроизведения).

Если возмещение происходит, то обычно учитывается минимально возможный тариф для проезда. Например:

  • поезд — только плацкарт;
  • самолёт — эконом-класс;
  • корабль — каюта 3 класса;
  • автотранспорт — автобусы и трамваи.

Добавим, что в частных структурах порядок такого возмещения обычно предусматривается внутренними нормативными актами.

Компенсация мобильной связи в 2019 году

На любом коммерческом предприятии используется мобильная связь, особенно если речь идет о разъездном характере работ – с сотрудниками созванивается начальство, сами работники перезванивают клиентам и так далее. Проблемы затрат на сотовую связь решаются на фирмах по-разному – где-то сотрудники получают телефон с SIM-картой на весь период осуществления трудовой деятельности, где-то служащие оплачивают связь самостоятельно, а затем им выплачивается компенсация мобильной связи.

Как работники предприятия могут быть обеспечены средствами связи

Наниматель на свое усмотрение обеспечивает своих служащих средствами сотовой связи одним из указанных ниже способов:

  1. Покупает мобильные телефоны, заключает договор с оператором связи и оформляет у него SIM-карты, а сотрудник использует аппарат в рамках утвержденных начальством лимитов.
  2. Компенсирует сотруднику, использующему личный телефон, затраты на оплату услуг сотового оператора. В затраты включается и амортизация личного имущества служащего.
  3. Предлагает сотруднику заключить договор аренды его личного телефона для нужд компании.

Условия использования в процессе работы личного телефона работника могут быть прописаны в трудовом договоре, там же можно указать и сумму компенсации. В должностной инструкции следует прописать правила, по которым сотрудник будет пользоваться корпоративной связью.

[3]

Какими документами подтверждаются расходы на мобильную связь

Чтобы сотрудник мог гарантировать себе возмещение затрат на мобильную связь, необходимо позаботиться о том, чтобы в наличии были все перечисленные ниже документы. В противном случае, наниматель будет вправе отказать в выплате, и закон будет на его стороне. Из документов понадобятся следующие бумаги:

  • трудовой договор, в котором написано об обязанности нанимателя компенсировать расходы служащего на сотовую связь (или приложение к трудовому договору – так проще изменить условия осуществления выплат в будущем при изменении стоимости услуг мобильных операторов);
  • приказ начальства сотрудника об обязательном возмещении расходов сотрудника на мобильную связь;
  • договор с мобильным оператором о предоставлении услуг связи;
  • детализация звонков от обслуживающего мобильного оператора;
  • заявление работника о том, что он понес определенные затраты на мобильную связь в служебных целях;
  • отчет сотрудника обо всех звонках с мобильного телефона (необходимо указать сведения о собеседнике, времени совершения звонка, его продолжительности и стоимости).

Как работодатель подтверждает понесенные расходы на компенсацию мобильной связи сотрудникам

Не только сотрудник, но и наниматель обязан позаботиться о документах, которые помогли бы оправдать его расходы на выплату компенсаций за мобильную связь перед налоговой службой. Чтобы доказать, что он понес обоснованные убытки, работодателю следует:

  • составить локальный акт, в котором были бы перечислены все должности сотрудников, для работы которых необходима сотовая связь;
  • утвердить порядок пользования корпоративной сотовой связью.
Читайте так же:  Условия получения пособия по безработице в центре занятости населения

И правила пользования связью, и локальный нормативный акт могут быть включены в коллективный договор как приложения к нему.

Как рассчитывается компенсация мобильной связи

Если сотрудник использует личный мобильный телефон в служебных целях и пользуется безлимитной услугой связи, наниматель выплачивает ему каждый месяц фиксированную сумму компенсации.

Безлимитные тарифы не являются выгодными для владельцев компаний, поскольку они предполагают совершение звонков исключительно внутри региона проживания пользователя услуг. Если же работодателю необходимо, чтобы сотрудник звонил клиентам или партнерам в другие города, придется нести дополнительные затраты. А потому нанимателям целесообразно выбирать тарифы с посекундной тарификацией и низкими расценками за междугороднее общение.

Наиболее распространенным способом возмещения расходов на сотовую связь является оплата фактически оплаченного времени общения по мобильному согласно тарифам оператора связи. Для этого наниматель требует от работника предоставлять ему по окончании каждого месяца отчет с детализацией совершенных служащим звонков и их стоимости.

[1]

В вопросах выплаты компенсации мобильной связи необходимо помнить о следующих моментах:

  1. Перед тем, как договориться об использовании личного мобильного телефона служащего и получении компенсации расходов, наниматель обязан потребовать от служащего предоставления документа, который бы доказывал, что он является владельцем телефона.
  2. С компенсационных сумм наниматель может не удерживать НДФЛ, если он заранее установит ограничения на пользование мобильной связью. В будущем разрешено увеличить лимиты.
  3. Если сотрудник превышает установленные работодателем пределы на пользование мобильной связью, он получает компенсацию только по затратам, которые укладываются в оговоренные границы – остальные затраты возмещаются из личных денег служащего. Если же, наоборот, сотрудник получил компенсацию в большем размере, чем это требовалось, остаток переносится на будущий месяц.

Законодательные акты по теме

ст. 164 ТК РФ О возмещении затрат работника, которые возникли в процессе осуществления должностных обязанностей
ст. 188 ТК РФ Работодатель возмещает затраты сотрудника на использование его личного имущества, амортизацию, а также расходы на использование имущества
ст. 41, ст. 45 ТК РФ О включении вопросов компенсации мобильной связи в текст коллективного договора или иного локального акта предприятия

Типичные ошибки

Ошибка: Работник требует от руководителя возмещения его расходов на мобильную связь, тогда как их отношения оформлены в рамках гражданско-правового договора.

Комментарий: На компенсацию мобильной связи могут претендовать исключительно сотрудники, работающие по трудовому договору.

Ошибка: Сотрудник хочет подписать приложение к договору о получении компенсации за мобильную связь, в то время как он пользуется в служебных целях телефоном своей супруги.

Комментарий: Для заключения договора и получения компенсации мобильной связи необходимо будет предоставить работодателю документ, который свидетельствует о правах собственности сотрудника в отношении мобильного телефона.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация мобильной связи

Вопрос №1: Облагается ли налогом на доходы физических лиц компенсация мобильной связи?

Ответ: Нет, компенсационные выплаты работникам не подлежат налогообложению по НДФЛ, но при условии, что наниматель установил лимит на переговоры по мобильному телефону.

Вопрос №2: Как контролировать, чтобы сотрудники не превышали установленные нанимателем лимиты на пользование мобильной связью и не полагали, что в случае их превышения нарушаются их права?

Ответ: Необходимо в должностной инструкции прописать правила пользования мобильной связью. Тогда, если лимиты будут превышены, и компенсация мобильной связи будет частично происходить из средств сотрудника, он не посчитает, что его права нарушены.

? Видео-советы.Как учесть компенсацию расходов на сотовую связь?

В видео раскрывается информация о том, как организация может компенсировать подтверждённые расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного ею лимита⇓

Компенсация расходов сотруднику в 2019 году

Зачастую трудовые обязанности сотрудников связаны с необходимостью совершение поездок. Кто-то весь день находится в разъездах по городу, оформляя документы для начальства, другие работники вынуждены ездить в другие города и даже страны для заключения сделок. Еще чаще работники предприятий трудятся до поздней ночи и возвращаются домой поздно, когда общественный транспорт не действует. Но лишь изредка компания нанимает водителя для развоза сотрудников, во всех иных случаях приходится возмещать транспортные расходы – выплачивается компенсация расходов сотруднику.

Компенсация расходов сотруднику: какие транспортные расходы должны быть возмещены

Возмещение затрат на проезд – обязанность работодателя, прописанная во внутреннем уставе предприятия и установленная Трудовым законодательством.

В том случае, если сотрудник выполняет трудовые обязанности разъездного характера или вынужден пользоваться услугами общественного и любого другого транспорта для исполнения должностных функций, наниматель обязан возместить связанные с этим затраты.

Компенсация расходов сотруднику, использующему личный автомобиль в рабочих целях

Если сотрудники компании вынуждены использовать свои автомобили для выполнения служебных обязанностей, работодатель должен компенсировать расходы, связанные с заправкой и обслуживанием транспорта. Но это касается только тех случаев, когда условия эксплуатации машины были оговорены в момент трудоустройства, и работодатель дал свое согласие на выплату компенсации.

При этом договор между сотрудником и нанимателем не должен быть устным – условия использования автомобиля работника и выплаты ему компенсации должны быть закреплены в трудовом договоре. А поскольку законом не установлены конкретные суммы компенсаций и порядок их выплаты, об этом также должно быть упомянуто в тексте договора. Возмещению подлежат:

  • эксплуатация автомобиля;
  • износ транспортного средства.
Читайте так же:  Пособия на ребенка в архангельской области

Компенсация в случае аренды автомобиля у сотрудника

Еще одним вариантом законного использования транспортного средства сотрудника компании в рабочих целях является аренда машины у владельца. При этом, как правило, сам владелец и управляет автомобилем. Если наниматель и работник договариваются о таком порядке эксплуатации транспорта (прописав условия оплаты в договоре), возмещению будут подлежать следующие расходы:

  • аренда автомобиля;
  • расходы на оплату горюче-смазочных материалов и техосмотр;
  • ремонт поломок автомобиля;
  • содержание транспорта.

Компенсация расходов сотруднику, покупающему проездные билеты в общественном транспорте

Если выполнять трудовые обязанности невозможно без пользования услугами общественного транспорта, наниматель должен компенсировать сотрудникам затраты на покупку проездных билетов. Возмещение затрат будет включать в себя оплату:

  • самого проездного билета (на автобус, маршрутное такси, электричку, трамвай и т.д.);
  • расходы на оформление услуг по перевозке пассажиров;
  • затраты на оплату постельных принадлежностей в поездах.

Список всех работников, которые имеют право на получение подобной компенсации, а также размер возмещения затрат должен быть утвержден в трудовом договоре и иных внутренних нормативных актах компании.

Компенсация расходов сотруднику за пользование услугами такси

Когда речь идет о пользовании общественным транспортом, услуги такси работодатель не оплачивает. Но характер некоторых работ связан именно с использованием такси, а потому наниматель обязан возместить подобные расходы, так как они оправданны. Компенсации должны быть регламентированы трудовыми договорами и внутренними нормативными актами компаний.

Компенсация дополнительных расходов сотрудникам

Поскольку на работодателе лежит обязанность компенсировать затраты работников, связанные с проездом в рабочих целях, наниматель определяет, по какому маршруту и на каком транспорте будет осуществлен переезд.

Если сотрудника отправляют в командировку за границу, компенсации подлежат некоторые дополнительные его затраты, так или иначе связанные с возможностью выезда за рубеж:

  • оплата жилья (отель, съемная квартира);
  • ежедневные расходы на проживание (суточные);
  • оплата сборов и комиссий за транзит автомобиля и право выезда;
  • оплата комиссий – аэродромных, консульских и т.д.;
  • приобретение медицинской страховки;
  • госпошлина за оформление загранпаспорта.

Какие документы нужны сотруднику для получения компенсации затрат

Если сотрудник не представил документы, подтверждающие понесенные расходы, связанные с проездом, руководитель имеет право возместить затраты на свое усмотрение, оплатить проезд по минимальной стоимости, отказаться от компенсации расходов (но не в случае, если работодатель является руководителем гос. структур).

Чтобы работодатель возместил все транспортные расходы, необходимо написать заявление на его имя с просьбой оплатить понесенные затраты. Унифицированной формы заявления нет, но в нем должны присутствовать следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • дата поездки (период времени, проведенный в поездке);
  • маршрут и цель поездки;
  • величина фактически понесенных расходов (по пунктам и общая сумма);
  • перечень документов, подтверждающих затраты.

К документам, которые свидетельствуют о понесенных расходах, относятся следующие:

  • билеты на проезд любым видом транспорта до указанного в заявлении места назначения и обратно;
  • посадочный талон (при перелете на самолете);
  • если необходимо доказать необходимость следования окружным путем, берется справка с вокзала, доказывающая отсутствие прямого поезда;
  • если приходится доказывать обоснованность переноса сроков командировки, оформляется справка с ж/д вокзала об отсутствии ежедневного рейса.

Законодательные акты по теме

ст. 8 ТК РФ О том, что компенсация расходов на проезд сотрудника не облагается страховыми взносами

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник не успел купить билет на поезд и вынужден был отправиться в командировку через неделю. Он не сообщил об этом работодателю.

Комментарий: В случае отсутствия ежедневного рейса сотрудник обязан оформить на вокзале соответствующую справку, иначе наниматель может назначить административное взыскание или не оплатить расходы на переезд.

Ошибка: Сотрудник не сохранял все документы, подтверждающие расходы на переезд к месту встречи с клиентом по работе.

Комментарий: Если работник не представит документы, свидетельствующие о затратах на проезд, работодатель имеет право не компенсировать расходы.

Ответы на распространенные вопросы о том, как назначается компенсация расходов сотруднику

Вопрос №1: Нужно ли облагать страховыми взносами компенсацию расходов сотрудника на проезд?

Ответ: Нет, компенсационные выплаты страховыми взносами облагаться не должны.

[2]

Вопрос №2: В момент трудоустройства не предполагалось, что предприятие будет арендовать автомобиль работника, а потому в трудовом договоре об этом написано не было. В данный момент возникла необходимость получения компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, как гарантировать, что работодатель возместит расходы?

Ответ: Необходимо заключить отдельный договор об использовании личного имущества сотрудника, указав суммы компенсации и порядок их выплаты, после чего приложить договор к трудовому контракту.

? Видео-советы. Какая компенсация полагается за разъездную работу?

В видео раскрывается информация о том, кто и в каком размере должен компенсировать расходы на разъездную работу⇓

Компенсация расходов сотруднику предприятия

Компенсация расходов сотруднику предприятия

При выполнении своих служебных или должностных обязанностей нередко возникает ситуация, когда работник осуществляет траты из собственных средств. Естественно он вправе рассчитывать на их возмещение. Компенсация расходов сотруднику предприятия полагается в сумме, не превышающей действительно понесенные им расходы. Доплаты и надбавки имеющие поощрительный характер не относятся к компенсационным выплатам.

Компенсация расходов сотруднику. Основные виды

Как уже подчеркивалось, что возмещению подлежат траты сотрудников, совершаемые им при выполнении своих должностных обязанностей. Законодательством утвержден основной перечень расходов работника, за которые он вправе требовать компенсацию. Но в последнее время, нередко работодатели прибегают к стимулированию своих сотрудников на занятия спортом, обучение или другие действия, которые могут привести к повышению его профессиональных навыков, и соответственно увеличить его продуктивную деятельность и принести нанимателю дополнительный доход.

Читайте так же:  Пенсии инвалидам по слуху

Данные расходы компенсируются сотруднику по договоренности сторон и желательно что бы они были отражены в трудовом договоре. В противном случае будет сложно доказать правомерность требований на возмещение, при обращении в судебные инстанции. Рассмотрим наиболее характерные траты сотрудников, по которым возможны компенсационные выплаты.

Компенсация расходов сотруднику в командировке

Служебные командировки – это выполнение должностных обязанностей или других действии по обеспечению деятельности предприятия вне места постоянной дислокации. При этом если работа имеет разъездной характер это не является командировкой.

Необходимо учитывать, что не все расходы, осуществляемые в командировке работником, подлежат компенсации. А только те что осуществляются для выполнения порученного задания. Это могут быть затраты на проезд как месту выполнения работ, затраты на проезд в местном транспорте, оплата проживания и т.д. Естественно если сотрудник захочет сходить во время командировки в кинотеатр, то оплачивать это он будет из своего кармана.

Командировка Предельная сумма расходов
Территория Российской Федерации 700 рублей Страны СНГ 2500 рублей Зарубежная командировка 2500 рублей

Существует такое понятие как суточные расходы – это минимально оговоренная в законодательстве или трудовом договоре сумма расходов в командировке, которая не требует документального подтверждения. Т.е. эти денежные средства сотрудник вправе потратить по своему усмотрению, но как правило она предполагает организацию питания работника.

Компенсация расходов сотруднику на автомобиль

Данный тип возмещения иногда еще называют компенсация расходов на топливо, что несколько неправильно, на самом это понятие намного шире и может состоять из различных, заранее оговоренных условий, как можно полнее отраженных в трудовом договоре. Здесь может учитываться множество нюансов. Все зависит от договоренностей между руководством и работником. Как правило в случае использования наемным работником личного автотранспорта для выполнения производственных задач и должностных обязанностей предполагается компенсация расходов сотруднику на ГСМ.

Дополнительно могут возмещаться амортизационные расходы, связанные с обслуживанием и ремонтом автомобиля. Так же могут попадать под компенсацию расходы, связанные с оформлением полиса ОСАГО или какого-либо другого варианта страхования как самого автомобиля, так и ответственности владельца. Практике наших юристов встречался случай, когда в трудовом договоре была прописана компенсация расходов сотрудника на замену резины. Для отчетности в данной ситуации необходимо предоставить документ, подтверждающий соответствующие расходы работника.

Компенсация расходов сотруднику на связь

В отдельных случаях если работник при выполнении должностных обязанностей корме корпоративных телефонов использует сотовую или мобильную связь с помощью своего личного смартфона допускается возможность компенсации данных видов расходов. В данной ситуации подтверждением является распечатка телефонных разговоров, предоставляемая оператором мобильной связи.

Важный момент при этом наличие именно детальной распечатки с указанием абонентов и городов, с которыми осуществлялась связь. Оптимальным вариантом для работодателя будет заключение прямого договора с оператором на предоставление услуг связи. В этом случае затраты будут вычитаться из валового дохода.

ОТОБРАЖЕНИЕ РАСХОДОВ НА СОТОВУЮ СВЯЗЬ В БУХГАЛТЕРИИ

20 (26, 44) 60 Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, не превышающей установленный лимит) 73 60 Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, превышающей лимит расходов, установленный для конкретного работника) 50 (50, 70) 73 Возмещена работником сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь 91-2 73 Сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь списана на прочие расходы (в случае невозмещения работником)

Компенсация расходов на сотовую связь

20 (26, 44) 73 Начислена компенсация сотруднику 73 50 (51) Выплачена компенсация сотруднику

Компенсация расходов сотруднику предприятия за поднаем жилья

Нередко возникает ситуация что тот положительный вклад, который может принести или приносит определенный сотрудник настолько существенен, что приходится прибегать к мотивации и удержанию данного работника в штате предприятия. Одним из таких удерживающих факторов является компенсация расходов сотруднику за аренду жилья. Особенно это актуально, когда наниматель находится в другом городе, а потенциальны работник не имеет в этой местности собственной жилплощади. В этом случае вполне уместна денежная компенсация расходов сотрудника связанных с переездом. Документальным подтверждением всех расходов являются договора аренды и проездные документы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Мы вкратце остановились на некоторых вариантах компенсации сотрудникам их расходов связанных с выполнением их профессиональных обязанностей, а также рассмотрели некоторые варианты, которые больше относятся к поощрительным выплатам, но тем не менее проводятся по статьям компенсационных выплат. В дальнейших статьях мы неоднократно будем возвращаться к этим вопросам.

Источники


  1. Милантьев, В.П. История и методология физики / В.П. Милантьев. — М.: Российский университет дружбы народов (РУДН), 2016. — 578 c.

  2. Мархгейм, М. В. Правоведение / М.В. Мархгейм, М.Б. Смоленский, Е.Е. Тонков. — М.: Феникс, 2009. — 416 c.

  3. Сычев, Павел Хищники. Теория и практика рейдерских захватов / Павел Сычев. — М.: Альпина Паблишер, 2011. — 184 c.
  4. Марченко, М.Н. Общая теория государства и права. Академический курс в 3-х томах. Том 1 / М.Н. Марченко. — М.: Зерцало, 2002. — 546 c.
  5. Боголепов, Н.П. Значение общенародного гражданского права (Jus Gentium) в римской классической юриспруденции / Н.П. Боголепов. — М.: Книга по Требованию, 2012. — 257 c.
Компенсация расходов сотруднику
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here