Командировочная компенсация

Сегодня предлагаем информацию: "Командировочная компенсация" с самым полным описанием. Здесь собрана вся информация по теме. В случае возникновения вопросов - задавайте нашему дежурному специалисту.

Энциклопедия решений. Возмещение командировочных расходов

Возмещение командировочных расходов

На основании части первой ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как видим, законодательством установлен минимальный перечень возмещаемых расходов, связанных со служебными командировками. Работодатель вправе увеличить этот перечень путем одобрения прямо не упомянутых в нем расходов.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, согласно ст. 168 ТК РФ определяются:

— работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений — нормативными правовыми актами Правительства РФ;

— работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления соответственно;

— работникам других работодателей — коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Законом общие для всех предельные нормы возмещения командировочных расходов не установлены. Нет в действующем законодательстве и требования о том, что минимальный размер возмещения должен соответствовать размеру, установленному для организаций госсектора. Соответственно, у тех работодателей, у которых порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются исключительно коллективным договором или локальным нормативным актом, может быть установлен любой размер суточных, а все другие расходы возмещаются по фактическим затратам, одобренным работодателем, без ограничений.

Согласно п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Срок выдачи такого аванса нормативными правовыми актами не установлен. Поэтому работодатель самостоятельно решает вопрос о дате выдачи денежных средств, необходимых для поездки работника в командировку. Главное, чтобы работник получил соответствующую сумму до начала поездки.

Работник, прибывший из командировки, должен произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. В связи с этим работник предоставляет работодателю в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.

К авансовому отчету согласно п. 26 Положения прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Предъявлять документы, подтверждающие фактическое расходование суточных, не требуется.

Локальным нормативным актом или коллективным договором может быть предусмотрено возмещение командировочных расходов при отсутствии подтверждающих документов, а также размер такого возмещения.

Если работник по возвращению из командировки не представил в установленный срок авансовый отчет, то работодатель вправе удержать выплаченную сумму аванса из его заработанной платы на основании абзаца третьего части второй ст. 137 ТК РФ.

Командировочная компенсация в 2019 году

Прежде чем отправлять сотрудника в командировку, нужно выяснить, какие ему будут положены выплаты, какие затраты работника должны быть компенсированы, какие налоги необходимо удерживать с выплат. В данной статье будет рассмотрено, что представляет собой командировочная компенсация, какие выплаты должны быть совершены в пользу командированного работника, и какие налоги должны быть уплачены с данных выплат.

Что подразумевается под служебной командировкой

Нередко сотрудники предприятий направляются по приказу начальства для исполнения поручения по работе на некоторое время в место, отличное от рабочего, где служащий исполняет должностных обязанности.

За сотрудником, который отправляется в командировку, сохраняется его должность, рабочее место, величина оклада. Затраты, которые понесет служащий в ходе поездки, будут возмещены руководителем. При этом роли не играет, справился ли работник с выполнением служебного задания, ради которого отправлялся в командировку, или нет.

Следовательно, не каждая поездка по работе признается с точки зрения закона командировкой. Если работник был нанят для осуществления работ разъездного характера, его поездки не оформляются как командировки. Такие служащие получают надбавки к окладу, а командировочная компенсация им уже не положена.

Каких сотрудников не разрешено отправлять в командировку

Сотрудники, воспитывающие детей младше 3 лет, могут быть отправлены в командировку только с их письменного согласия.

Закон предполагает запрет на отправку в командировочную поездку работников некоторых особых категорий. К таковым относятся:

  • несовершеннолетние служащие;
  • беременные на любом сроке беременности;
  • сотрудники, трудоустроенные по ученическому договору (гражданско-правовому договору, заключенному между юридическим лицом или ИП и соискателем, целью которого является обучение сотрудника профессии).

Условия отправки сотрудника в командировку и ограничения

Работодатель не может отправить работника в командировку на каких угодно условиях и на неопределенное время – наниматель обязан учитывать следующие нормы закона:

  1. Продолжительность поездки не может превышать 40 календарных дней (время пребывания в пути не подлежит учету).
  2. Длительность командировки может составлять 12 месяцев, если целью поездки начальства и специалистов является проведение строительно-монтажных и наладочных работ.
  3. Срок пребывания в заграничной командировке законом не ограничен.
  4. С 61 дня пребывания в заграничной командировке суточные будут оплачены сотруднику согласно нормам, установленным для сотрудников российских учреждений за границей, действующим для иностранного государства, на территории которого пребывает сотрудник в поездке.

Командировочная компенсация и прочие гарантии командированному работнику

Трудовое законодательство обязывает нанимателей, отправивших своих работников в командировку, обеспечить соблюдение следующих гарантий:

  • сохранить должность, рабочее место и средний оклад за сотрудником на весь срок его пребывания в служебной поездке;
  • выплатить командированному работнику суточные за каждый день пребывания в поездке;
  • компенсировать затраты на проезд к месту назначения и обратно к месту проживания;
  • компенсировать затраты на размещение в арендованном жилье или гостинице;
  • компенсировать затраты сотрудника, возникшие в поездке (по согласованию с нанимателем).
Читайте так же:  Район крайнего севера. компенсация проезда к месту отпуска

Как рассчитывается средний заработок сотрудника в командировке

Средний оклад командированного работника должен быть рассчитан по тем же правилам, что и в общем случае. За расчетный период бухгалтер должен принять 1 год, который сотрудник отработал перед тем, как отправиться в командировку. В расчет включается заработная плата, обязательные регулярные премии, надбавки и доплаты. Разовые выплаты, подарки и поощрение в расчет не будут включены.

Для того, чтобы определить средний оклад сотрудника, который должен сохраняться на протяжении поездки, нужно вычислить среднедневной заработок. Данное требование не распространяется на сотрудников, трудоустроенных на условиях суммированного учета времени, проведенного на работе.

Среднедневной доход исчисляется путем деления общей суммы полученных сотрудником доходов за расчетный период на число проведенных на рабочем месте дней (кроме ситуаций, когда среднедневной доход вычисляется для расчета компенсации за неиспользованный отдых и отпускных выплат). Для вычисления среднего дневного дохода можно воспользоваться приведенной ниже формулой:

РСДД = ОСДРП : ЧОД,

где РСДД – размер среднего дневного дохода;

ОСДРП – общая сумма дохода за расчетный период;

ЧОД – число отработанных в периоде дней.

Определив показатель РСДД, можно будет найти величину среднего оклада:

РСО = РСДД х ЧДПО,

где РСО – размер среднего оклада;

ЧДПО – число дней, подлежащих оплате.

Показатель ЧДПО следует определять грамотно – работнику в поездке оплачивается каждый рабочий день по графику компании, в том числе дни пребывания в пути к месту назначения и периоды вынужденных остановок.

Налогообложение командировочных компенсаций и среднего заработка в период пребывания в командировке

Средний заработок, который будет перечислен работнику, пребывавшему в командировке, является такой же зарплатой, как обычно. А потому с выплат должен удерживаться налог на доходы физических лиц. Кроме того, на заработок должны быть начислены и страховые взносы.

Однако, командировочная компенсация (суточные, доказанные целевые затраты на билеты и аренду жилья) не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но если оплата суточных превысила установленный на предприятии норматив компенсационных выплат, суммы превышения должны облагаться налогом и взносами в общем порядке.

Законодательные акты по теме

гл. 24 ТК РФ Гарантии сотрудникам, которых работодатель отправил в командировку
ст. 139 ТК РФ О расчете среднего размера зарплаты
п.1 ст.226 НК РФ Об удержании НДФЛ с зарплаты сотрудника, находящегося в командировке

Типичные ошибки

Ошибка: Командированному сотруднику, который находился в заграничной поездке, не были выплачены суточные на том основании, что он провел в командировке только 1 день.

Комментарий: В случае с поездками за рубеж суточные выплачиваются в размере 50%.

Ошибка: От работника требуются подтверждения расходов в командировочной поездке, чтобы тот получил суточные.

Комментарий: Для получения суточных никаких подтверждений понесенных расходов не требуется.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается командировочная компенсация

Вопрос №1: Выплачиваются ли суточные в том случае, если командировка продолжалась только 1 день?

Ответ: Нет, в такой ситуации получение суточных не предусмотрено законом.

Вопрос №2: Можно ли претендовать на суточные, если работник во время командировки имеет возможность ночевать дома?

Ответ: Нет, суточные таким командированным сотрудникам не положены.

?Видео-советы. В каком размере выплачивается командировочная компенсация?

В видео раскрывается информация о том, какие расходы работодатель обязан компенсировать⇓

Срок компенсации командировочных расходов

Вопрос

Добрый день!
Сотрудник организации в конце апреля поедет в командировку для участия в конференции. Он купил себе заранее авиабилеты, расплатившись со своей банковской карточки. Можем ли мы компенсировать ему расходы по этим билетам уже сейчас или только после того, как он вернется с конференции и представит авансовый отчет?

Ответ

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей (не относящихся к упоминаемым в ч. 2 и 3 ст. 168 ТК РФ) определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом, трудовым законодательством не установлено, когда именно должны быть возмещены расходы по командировке, то есть перед началом командировки или после ее окончания. На основании чего можно сделать вывод, что организация может самостоятельно установить внутренним документом (например, положением о командировках), что расходы, понесенные работником в командировке, возмещаются организацией по ее окончании и после составления авансового отчета с приложением всех необходимых документов.

[1]

Однако в соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

А по возвращении, согласно п. 26 Положения, работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагают документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Таким образом, установлено, что работнику перед началом командировки выдается аванс, по которому он обязан отчитаться. Каких-либо санкций за несоблюдение этого порядка не установлено. При этом Положение, обязывающее выдавать аванс перед командировкой, применяется в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ). А как указано выше, ТК РФ не установлен порядок возмещения командировочных расходов для обычных работодателей, данный порядок разрабатывается самой организацией, в том числе устанавливается срок, в который такие расходы должны быть возмещены.

Читайте так же:  Выплаты приемной семье

Что касается документального оформления возмещения командировочных расходов: одним из документов, подтверждающих расходы организации на командировку, является авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Но в случае когда аванс работнику не выдается, оснований для оформления авансового отчета нет. Однако на практике в ситуациях, когда работник организации оплачивает расходы на командировку за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, без оформления авансового отчета было бы затруднительно возместить ему потраченную сумму.

Учитывая изложенное, сумма фактически понесенных работником расходов на проезд возмещается ему на основании документов, приложенных к авансовому отчету (п. 26 Положения о командировках).

НДФЛ с командировочных расходов

Командировка – это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя. Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные. Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ).

Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд

Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-04-06/3305 ), в том числе на такси (Письма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 , от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180 ), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд

По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 ). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание

Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).

Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.

Не облагаемые НДФЛ суточные

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в бОльшем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (Письмо Минфина от 12.10.2015 № 03-04-05/58060 ).

Другие командировочные расходы, не облагаемые НДФЛ

Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:

  • на услуги связи;
  • на оформление заграничного паспорта;
  • на получение визы;
  • на комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39125 ).

НДФЛ с командировочных расходов в 2019 году

Оплата командировочных расходов в 2019 году будет облагаться НДФЛ по тем же правилам, которые действовали и в 2018 году.

Оплата командировок: по среднему заработку, суточных

Видео (кликните для воспроизведения).

Последние изменения: Июнь 2019

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов. При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой. Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Законодательное регулирование

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

[3]

    Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда; самолётом – салона эконом класса; автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
    наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных; сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой); цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
    в пределах Российской Федерации – 700 рублей; на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.
Читайте так же:  Налоговые льготы военнослужащим по контракту

Документальное оформление

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Приказ о командировке

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

    ФИО и должность работника; цель командировки; срок поездки; населённый пункт; проблемы, требующие решения.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

    транспортные билеты; счета, чеки и квитанции; комиссионные сборы; пошлина за получение документации; расходы по обмену валют; провоз багажа и оплата камер хранения; документы о проживании; копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ; путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:

  1. Количество дней 10, поскольку 05.10 и 14.10 попадают в расчёт.
  2. Суточные с превышением лимита: (900-700)*10=2000 рублей;
  3. НДФЛ: 2000*0,13=260 рублей.

Чтобы полностью рассчитать командировочные выплаты, нужно добавить документально подтверждённые расходы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

Переходящая командировка

На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.

Бухгалтерские проводки приведены в таблице:

Дата Дт Кт Сумма Операция
27.09.2018 71 50 6000 руб. Выдан аванс на командировку
04.10.2018 20 71 500*6+1500+1400+5000=10900 руб. Утверждён авансовый отчёт
04.10.2018 71 50 10900-6000=4900 руб. Произведён окончательный расчёт

Оплата труда и командировка

Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.

Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:

    среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней; фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку; если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.

Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

Командировочная компенсация

Дата документа 23.01.2019
Метки Методика

КОМПЕНСАЦИИ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

Командировка работника событие достаточно распространенное для большинства хозяйствующих субъектов. Причем трудовое законодательство обязывает работодателя, направляющего своего работника в командировку, компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.

В силу того, что командирование возможно только в отношении лица, работающего в организации на основании трудового договора, на командированного работника распространяются все гарантии и компенсации, установленные ТК РФ.
Напомним, что в соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
При этом расчет среднего заработка производится в соответствии со статьей 139 ТК РФ с учетом Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Обратите внимание!
Суммы среднего заработка, начисленного работнику в период командировки, не являются командировочными расходами работодателя — они включаются в состав расходов на оплату труда.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Читайте так же:  Льготы и компенсации многодетным семьям в воронеже и воронежской области

Нестандартные командировочные ситуации

При учете командировочных расходов бывают ситуации, которые ставят бухгалтеров в затруднительное положение, — даже если работники регулярно ездят в командировки. К примеру, директор выкупил для себя целое купе, или работник оплатил билеты чужой картой, или же командированного работника обокрали. Ответы на эти и другие вопросы читайте в нашей статье.

Выкуп всего купе для проезда одного

Руководитель организации ездил в командировку на поезде и выкупил все купе. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость лишних билетов? И облагается ли она НДФЛ и страховыми взносами?

: В вашем случае важно экономически обосновать расходы на выкуп дополнительных мест в купе для руководителя. Это можно сделать, например, следующим образом. Закрепите в локальном нормативном акте компании (например, в положении о командировочных расходах), что:
  • для проезда сотрудников к месту командировки и обратно могут приобретаться билеты в вагонах различного уровня комфортности;
  • при направлении в командировку руководства организации для него могут выкупаться купе целиком. Обоснованием могут служить:

— необходимость работы в поезде и создание для этого определенных условий;

— обеспечение безопасности и сохранности перевозимых документов;

— создание условий для полноценного отдыха и сна ввиду напряженной работы в командировке.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть различные размеры возмещения командировочных расходов для работников, занимающих разные должности.

В этом случае стоимость лишних

  • можно учесть в «прибыльных» расходах. Ведь организация сама определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками своих работнико То есть нигде не установлены пределы по суммам расходов на проезд. Да и Минтруд разъяснял, что организация не обязана оплачивать всем работникам организации командировочные расходы в одинаковом размер Кстати, и НДС со стоимости всех четырех билетов вы сможете принять к вычет
  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами, так как цена всех мест в купе будет относиться к расходам директора на проез

Работник упаковал багаж: считаем расходы

Можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты на упаковку багажа командированного работника в аэропорту стрейч-пленкой? И облагается ли возмещение таких расходов НДФЛ и страховыми взносами?

: Включить эту сумму в состав расходов по налогу на прибыль компания может, если руководитель утвердил авансовый отчет сотрудника и есть документы, подтверждающие оплату услуг

А вот чтобы решить, облагается ли компенсация таких расходов работнику НДФЛ и страховыми взносами, нужно определиться, в чьих интересах (сотрудника или работодателя) сделана эта операция. Если багаж упакован с целью сохранности имущества работодателя и обязанность упаковки багажа предусмотрена локальным нормативным актом организации, то сумма компенсации не образует дохода работника. И не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взнос

Если же командированный сотрудник оплатил упаковку личного багажа, безопаснее включить эту сумму в базу для начисления НДФЛ и взносов. Ведь она может быть признана экономической выгодой (доходом) работника. Правда, иногда судьи приходили к противоположному выводу: затраты на упаковку личного багажа относятся к командировочным расходам и не включаются в базу по страховым взноса

Штраф за возврат билета — в расходы

Может ли компания в налоговом учете принять расходы по выставленному штрафу перевозчика за возврат билета?

: Признанные должником штрафы за нарушение договорных обязательств учитываются в составе внереализационных расходо

Поэтому штраф за возврат билета может учитываться при расчете базы по налогу на прибыл

[2]

Завтрак в гостиничном чеке

Работник вернулся из командировки и представил счет за проживание в гостинице, где отдельной строкой выделен завтрак. Отчитываясь за командировку, сотрудник указывает в авансовом отчете всю сумму расходов за проживание в гостинице, включая завтрак. Компания компенсирует эту сумму в полном размере. Облагать ли стоимость завтрака НДФЛ? И можно ли учесть ее в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль?

: По мнению проверяющих, оплата питания работника в командировке (в рассматриваемой ситуации — оплата завтрака) облагается НДФЛ. Ведь она не упомянута в числе необлагаемых выплат в связи с командировкой в п. 3 ст. 217 НК РФ и не является оплатой проживани

Также стоимость завтрака нельзя учитывать при налогообложении прибыли, поскольку расходы на питание возмещаются за счет суточных. Этот вывод косвенно подтверждается разъяснением Минфина по аналогичной ситуации: если стоимость питания выделена в билете отдельной строкой, учесть ее в расходах при расчете налога на прибыль нельз

Слип может подтвердить расход

Является ли слип оправдательным документом для командировочных расходов?

: В Положении ЦБ указано, что документ по операциям с использованием платежной карты (слип) является основанием для расчетов по указанным операциям и служит подтверждением их совершени

То есть сам по себе слип (без приложенного к нему кассового чека) — это полноценный документ, подтверждающий операцию и связанные с ней расходы.

У командированного украден аванс

Сотруднику был выдан аванс на поездку в размере 85 000 руб. Во время поездки 80 000 руб. украли из сумки, 5000 руб. остались в кармане. Сотрудник составил заявление в отделе полиции о краже 80 000, взял один экземпляр для компании и талон о регистрации заявления. На следующий день сотруднику перечислили 80 000 руб. То есть общая сумма аванса, выданная этому сотруднику, составила 165 000 руб. По возвращении из командировки он принес заявление с просьбой не удерживать с него украденные средства. Руководство решило пойти ему навстречу. Как отразить в бухучете украденные 80 000 руб. и нужно ли начислять НДФЛ с этой суммы?

Некоторые вопросы по учету командировочных расходов даже опытного бухгалтера могут поставить в тупик

: Поскольку руководство компании приняло решение не удерживать с подотчетника украденные 80 000 руб., то после утверждения авансового отчета сотрудника (к которому в числе прочих документов приложены заявление в полицию о краже денег и талон о регистрации этого заявления) вы можете списать эту сумму с работника. В бухучете это отражается так: Дт счета 94 – Кт счета 71 — 80 000 руб. — списана с работника украденная у него подотчетная сумма.
Читайте так же:  Получение путевки в детский лагерь и компенсации в свердловской области

А вот списать эту сумму на убытки (сделать проводку Дт счета Кт счета 94) вы не сможете до тех пор, пока у вас не будет документа, подтверждающего, что либо виновные в краже денег лица не установлены, либо они есть, но суд отказал во взыскании убытков с Это может быть, например, постановление о приостановлении производства по уголовному делу в связи с отсутствием лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого. Его копию сотрудник должен принести в организацию.

При расчете налога на прибыль учесть украденные у работника деньги вы также не сможете, пока не получите из полиции документ, подтверждающий факт отсутствия виновных в краже

А вот появляется ли у работника доход в виде украденных денег и нужно ли начислять с него НДФЛ, нам рассказал специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Доходом физлиц признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекс При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.

Учитывая, что кража не относится к каким-либо чрезвычайным обстоятельствам, налогообложение указанной выплаты (80 000 руб.), по моему мнению, производится на общих основаниях. То есть с нее необходимо исчислить НДФЛ. А удержать налог нужно за счет любого выплачиваемого ему денежного доход

Нечем подтвердить проживание — нет и расхода

Как учесть расходы в командировке без подтверждающих документов на проживание (жили в частном секторе)?

: Если при отсутствии каких-либо документов, подтверждающих оплату жилья, работодатель принял решение возместить работнику затраты, то учесть эти расходы для целей налогообложения прибыли не получится. Даже если обязанность возмещать такие затраты и нормы возмещения установлены трудовыми или коллективными договорами.

Ведь одно из основных требований к расходам — наличие их документального подтверждения — в этом случае не выполняетс

Сумма такого возмещения не облагается НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории А вот страховые взносы вам придется начислить на всю сумму возмещени

Оплата билетов с карты постороннего

Можно ли принять в расходы стоимость билетов отправленного в командировку сотрудника, оплаченных банковской картой третьего лица, не являющегося работником организации?

: Минфин разрешает учитывать в «прибыльных» расходах стоимость проезда, оплаченного банковской картой третьего лица, а не командированного сотрудника. Но только при условии, что работник документально подтвердит, что в итоге он возместил третьему лицу эти расходы. А для этого нужны такие документ
  • авансовый отчет;
  • билеты, по которым ездил в командировку сотрудник;
  • расписка третьего лица, в которой указано, что работник возместил ему стоимость оплаченных банковской картой билетов. Заметим, что если билеты оплатил супруг (супруга) командированного работника, то расписка о возврате денег не нужна. Ведь деньги являются совместной собственностью супруго Так что в этом случае будет достаточно приложить копию свидетельства о заключении брака.

За время командировки нужно платить средний заработок, а не оклад

Можно ли оплачивать время работника в командировке по его стандартному окладу — даже если сумма получится меньше, чем при расчете среднего заработка? Если да, то каким положением это можно закрепить?

: Нет, так делать запрещено. Дни командировки должны быть оплачены исходя из среднего заработк Выплатив ему меньше, вы нарушите права работник и трудинспекция при проверке может оштрафовать организацию на 50 000 руб., а ее руководителя и работодателя-предпринимателя — на

Командировочные при смешанной оплате труда

Как рассчитать средний заработок для командировок сотрудника с почасовой оплатой, который работает еще и на «удаленке»? Стоимость 1 часа при работе на «удаленке» в 4 раза дешевле 1 часа работы в офисе, и обычное сложение заработка и деление его на количество часов приводят к заниженной стоимости часа.

: Работодатель физически не может проверить, сколько времени работник потратил в течение рабочего дня на выполнение служебного задания в командировке. Принимающая сторона может вести такой учет, но не обязана, поскольку не является работодателем. Поэтому работнику за отработанные дни в командировке выплачивается средний заработок, а не фактическая зарплат

Расчет среднего заработка для всех случаев его исчисления, кроме случаев его исчисления для работников с суммированным учетом рабочего времени (почасовая оплата не означает, что у сотрудников суммированный учет рабочего времени), производится на основе среднего дневного заработк Поэтому для оплаты времени командировки вам нужно зарплату работника за расчетный период разделить на количество дней, отработанных им за расчетный перио а затем умножить на количество рабочих дней, приходящихся на период командировки.

Напомним, что расчетный период равен 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу командировк Но организация может установить и иной расчетный период в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если это не ухудшает положение работнико

Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, если в течение расчетного периода часть отработанного времени оплачивалась по более низким ставкам, то это закономерно приведет к уменьшению среднего заработка.

Источники


  1. Изварина, А. Ф. Судебная система России. Концептуальные основы организации, развития и совершенствования / А.Ф. Изварина. — М.: Проспект, 2014. — 304 c.

  2. Сокиркин В. А., Шитарев В. С. Международное морское право. Часть 6. Международное морское экологическое право; Издательство Российского Университета дружбы народов — Москва, 2009. — 224 c.

  3. Баранов, Д. П. Адвокатское право. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Д.П. Баранов, М.Б. Смоленский. — М.: Дашков и Ко, 2014. — 368 c.
  4. Теория государства и права. — М.: Форум, Инфра-М, 2008. — 624 c.
  5. Тихомиров, М. Ю. Защита жилищных прав. Комментарии, судебная практика, образцы документов / М.Ю. Тихомиров. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 144 c.
Командировочная компенсация
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here